엑셀 장부 대체, 온라인 장부 프로그램으로 바꿀 때 알아 둘 것

엑셀 장부는 처음엔 편합니다. 칸을 마음대로 만들고, 수식도 넣고, 출력도 쉽습니다. 그런데 거래가 늘고 직원이 함께 쓰기 시작하면 엑셀의 약점이 드러납니다.

엑셀 장부를 대체할 때가 된 신호

• 같은 파일이 "최종", "최종2", "진짜최종"으로 여러 개다
• 한 사람이 파일을 열고 있으면 다른 사람은 못 고친다
• 매출 시트와 재고 시트, 외상 시트를 따로 맞춘다
• 수식이 깨진 줄을 한참 뒤에야 발견한다
• 사무실 컴퓨터에만 있어서 밖에서 확인할 수 없다

온라인 장부 프로그램을 고르는 기준

1. 한 번 입력하면 재고·외상이 같이 바뀌는가 — 엑셀 시트 여러 개를 맞추던 일이 사라져야 의미가 있습니다.
2. 여러 사람이 동시에 쓰고, 사람마다 볼 수 있는 것을 나눌 수 있는가
3. 지금 엑셀에 있는 품목·거래처를 그대로 올릴 수 있는가
4. 거래명세서·세금계산서·청구서가 장부에서 바로 나오는가
5. 언제든 데이터를 엑셀로 다시 받을 수 있는가

장부 프로그램 추천이나 전산 프로그램 추천을 찾을 때 이 다섯 가지를 직접 물어보세요. 특히 도매업 장부 프로그램이라면 2번(권한)과 4번(문서)이 중요합니다.

옮기는 순서

지난 거래를 모두 옮길 필요는 없습니다. 시작하는 날을 정하고, 그날 기준으로 품목·거래처·기초 재고·기초 잔액 네 가지만 넣으면 됩니다. 그 뒤 거래는 새 장부에 쌓입니다. 한 달 정도는 엑셀과 함께 써 보며 숫자를 맞춰 보면 안심이 됩니다.

네뷸라 ERP에서는

• 연동 › 엑셀 양식에서 품목·거래처·기초 재고·기초 잔액 양식을 받아 붙여 넣습니다. 틀린 줄이 하나라도 있으면 어느 줄이 왜 틀렸는지 알려 주고 아무것도 저장하지 않습니다.
• 인터넷 주소로 들어가 쓰는 온라인 장부라 사무실 밖에서도, 여러 직원이 동시에 씁니다. 직원 역할마다 열리는 메뉴가 다릅니다.

옮겨 오기 안내 · 엑셀에서 옮기기 기능 · 직원별 권한