외상장부를 거래처 원장으로: 거래처관리·청구서·월말 정산을 한 번에

도매 거래는 대부분 외상입니다. 물건은 오늘 나가고 돈은 월말이나 다음 달에 들어옵니다. 그래서 많은 회사가 거래처마다 외상장부를 따로 둡니다. 거래처가 적을 때는 괜찮지만, 늘어나면 같은 문제가 반복됩니다.

외상장부에서 자주 생기는 문제

• 매출은 적었는데 외상장부에 옮겨 적는 것을 잊는다
• 일부만 들어온 입금을 어느 거래에 맞췄는지 헷갈린다
• 거래처가 "잔액이 왜 이렇냐"고 물으면 몇 달 치를 다시 뒤진다
• 월말마다 거래처별 청구서를 손으로 합산한다

거래처 원장이란

거래처 원장은 한 거래처와의 매출·매입·수금·지급을 날짜순으로 적고, 줄마다 잔액을 보여 주는 장부입니다. 외상장부와 하는 일은 같지만, 거래를 입력하면 원장이 저절로 채워진다는 점이 다릅니다. 따로 옮겨 적지 않으니 빠지는 거래가 없습니다.

월말 정산을 줄이는 순서

1. 거래처마다 정산 주기를 정해 둡니다. 월말 마감, 15일 마감, 건별처럼요.
2. 마감일이 되면 그 기간의 매출을 모아 청구서를 만듭니다. 빠진 거래가 없는지 원장으로 한 번 확인합니다.
3. 입금이 들어오면 수금으로 적습니다. 받을 돈은 저절로 줄어듭니다.
4. 오래된 미수금부터 연락합니다. 30일·60일·90일처럼 얼마나 지났는지로 나눠 보면 먼저 챙길 곳이 보입니다.

어음으로 받는 거래처가 있다면

어음은 받는 날과 돈이 들어오는 날(만기)이 다릅니다. 받은 어음을 외상장부에 "입금"으로 적어 버리면 만기 전에 부도가 났을 때 받을 돈이 장부에서 사라집니다. 어음은 만기일과 함께 따로 관리하고, 만기에 입금되거나 다른 곳에 배서해 넘길 때 정리해야 합니다.

네뷸라 ERP에서는

• 정산 › 거래처 원장에서 거래처별 매출·매입·수금·지급과 잔액을 날짜순으로 봅니다. 받을 돈은 따로 저장하지 않고 기초 잔액과 거래로 계산하므로 장부끼리 어긋나지 않습니다.
• 정산 › 청구 마감에서 거래처 정산 주기에 맞춰 청구서를 만들고, 청구서 관리와 수금까지 이어집니다.
• 미수금 화면에서 얼마나 지난 돈인지 나눠 보고, 여신 한도를 넘는 거래는 저장할 때 알려 줍니다.
• 정산 › 어음(선택 기능)에서 받을어음·지급어음을 만기까지 관리하고, 만기 입금·할인·배서·부도를 처리합니다.

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